Getting things done, dieci anni di Idea Store

Dopo il viaggio di ritorno di ieri, la mezza giornata di lavoro che è rimasta non è stata troppo impegnativa, grazie anche al fatto che quando viaggio mi tengo in contatto con la mia Blackberry, per cui non ho trovato sorprese in ufficio. Quando sono via preferisco passare qualche minuto qui e là a rispondere velocemente alle mail più urgenti, piuttosto che lasciare che si accumuli lavoro e trovarmi al ritorno con mille cose da fare. Io sulla questione della gestione del tempo, o work/life balance come si dice qui, la penso così: non credo in una divisione netta tra lavoro e non lavoro, affronto le giornate cercando sempre di gestire sia le esigenze di lavoro che quelle della famiglia. Non solo non ci riesco, ma non penso neanche faccia bene cercare di dividere rigidamente parti della giornata o della settimana, perché lo sforzo nel fare questo è di per sé più stressante dell’accettare che le richieste (mail o telefoniche che siano) ci piovono addosso continuamente, da tutte le parti, tanto vale pensare di volta in volta come gestirle, in modo fluido. In ogni caso, il cervello fa di testa sua, cioè ha i suoi ritmi e i suoi tempi, e non gli si può imporre di non pensare alla vita personale tra le 9 della mattina e le 5 della sera. Viceversa, se alle 10 di sera ti viene in mente una buona idea per risolvere una questione di lavoro che ti preoccupa da tempo, cosa fai, la ignori? L’importante è non sentirsi in colpa se a volte si valicano i confini tra “vita personale” e “vita professionale”, e cercare comunque di non abbandonare quello che si sta facendo in quel momento – allora, se mi passa per la testa un pensiero che appartiene all’altra “vita”, ne faccio nota, promettendomi di tornarci più tardi, quando avrò più tempo per occuparmene come si deve.

Avendo un lavoro impegnativo e una famiglia, ci ho messo un po’ a trovare il modo migliore di riuscire a fare tutto, frequentando corsi e provando alcuni metodi esistenti sul mercato, ma alla fine ne ho trovato solo uno che fa veramente per me: si tratta di Getting Things Done (GTD), dell’americano David Allen. Il metodo è piuttosto sofisticato se seguito fino in fondo, ma si può riassumere dicendo che si basa sul fatto di non tenere mai cose nella testa, e cercare sempre di scaricarle, facendone nota su un taccuino o su mezzi digitali, per poi tornarci. Il tenere mille cose nella testa è causa di stress, allora se buttiamo tutto giù in forma scritta, così da poterlo guardare in modo distaccato, più analitico, sarà più facile decidere che cosa va priorizzato. Uno degli elementi principali del metodo, soprattutto per la gestione delle mail, è la semplice regola dei “due minuti”: se si può rispondere ad una mail in meno di due minuti, ebbene bisogna farlo subito, perché a tornarci più avanti ci si impiegherebbe più tempo; se ci vogliono più di due minuti, bisogna pensare se delegarla o se metterla in sospeso, per poi ritornarci con più calma quando è possibile. Ci vuole un po’ di pratica, ma se si è disciplinati si può arrivare all’obiettivo della giornata GTD, che è quello di avere zero mail da smaltire prima della giornata seguente.

Poi è indispensabile usare una sola agenda (Outlook nel mio caso), non se ne parla proprio di averne una personale e una per il lavoro – è garantito che prima o poi si farà confusione e si dimenticheranno delle cose. Sull’agenda io ci metto proprio tutto; la riunione con la maestra di mio figlio, la conferenza, la telefonata all’estero ad una certa ora, la cena con gli amici, la riunione con il delegato sindacale, la data di consegna di un progetto, i compleanni, e così via. Da quando ho adottato questo sistema devo dire che mi sento molto più sollevato e rilassato, mi sento cioè più padrone della situazione, sapendo che non c’è mai qualcosa di urgente, importante ed inaspettato sepolto sotto mille altre impegni meno pressanti.

Chiaro che se esco a cena con mia moglie, o sono in giro in bici con i miei figli, non rimango attaccato al Blackberry, e se proprio mi arriva una telefonata mentre sto scolando la pasta, una volta stabilito che non si tratta di un’emergenza, è facile che la rimandi o che la deleghi.

Una volta arrivato in ufficio, tra le mail trovate al ritorno, molte sono di routine: autorizzazioni di delibere, lettere di conferma dall’ufficio personale, un messaggio di un assessore che vuole essere aggiornato sui nostri orari di apertura durante le Olimpiadi (orari normali, perché quest’anno abbiamo pianificato le vacanze estive ancora più del solito, così da garantire personale sufficiente), e altre ancora. Altre mail mi fanno particolarmente piacere: lo scrittore Jonathan Coe che accetta il mio invito a WriteIdea 2012, il nostro festival della lettura che si tiene a novembre (ci eravamo conosciuti in occasione di un incontro al Festival di Collisioni, ad Alba, un paio di anni fa, ed ha mantenuto la promessa di venire anche qui). Tra tutti però, tanti messaggi di ringraziamento di colleghi che hanno partecipato alla festa del personale di venerdì scorso per festeggiare i 10 anni di Idea Store. C’erano più di cento persone, ed è stata un’ottima occasione per stare insieme e celebrare un momento molto importante della nostra storia: abbiamo ascoltato musica, mangiato il curry, ci siamo divertiti a guardare un video-diario collettivo preparato dai colleghi più creativi, e abbiamo anche assegnato dei premi (ironici, naturalmente) a Mr/Miss Sorriso, Mr/Miss Broncio, Mr/Miss Perfezionista, e cosi’ via.

La festa del personale è solo uno dei tanti eventi che fanno parte delle celebrazioni del decimo anniversario. Oltre a questo, nel corso di tutto il mese di maggio, ci saranno delle feste per bambini (con le torte di compleanno preparate dagli studenti delle classi di pasticceria), un nuovo premio di narrativa per adulti, e uno di poesia per bambini. E poi incontri con autori, una mostra e anche una nottata in biblioteca per famiglie: qui la gente si porterà il cestello del picnic, il sacco a pelo, lo spazzolino da denti, l’orsacchiotto, e tra le attività ci saranno cacce al tesoro, quiz, gare di poesia, design di “magliette letterarie” con relativa sfilata di moda per scegliere la migliore, storie da raccontare, storie da ascoltare, video-diari ed altro. La mattina ci saranno corn flakes, croissants, succo di frutta e caffè per tutti, ed i giornali della domenica freschi di stampa.

E così finisce la mia “mezza giornata”. In effetti, con la sveglia anticipata ed il lungo viaggio di ritorno, non c’è da stupirsi se mi sento piuttosto stanco ora, allora siccome manco da tre giorni, salto in bicicletta e corro a casa. Domani c’è in programma una giornata un po’ piu’ normale in ufficio – quanto normale? Beh, dipende, ad Idea Store la normalità è una cosa relativa.

 
Commenti (3) Trackback Permalink | 16.05.2012
Condividi:

3 risposte a Getting things done, dieci anni di Idea Store

 
Commenti
 
  1. Pingback: Getting things done, dieci anni di Idea Store – Il Sole 24 Ore : Valutazione dei rischi da Stress Lavoro-correlato

  2. ESV scrive:

    Interessante. Sarei curiosa di sapere se anche Lei ha vinto qualche premio nella festa del decimo anniversario, Sr. Dogliani ;-)

  3. Sergio Dogliani scrive:

    Quest’anno il premio non l’ho vinto perche’ ho solo partecipato fuori concorso, ma in passato ho vinto il premio per ‘Lo sbaglio del mese’, piu’ volte… ;)